Cómo prestar una obra digital o tecnológica para una exposición

Prestar una obra digital o tecnológica no consiste solo en entregar un archivo. Puede implicar ordenadores, pantallas, sensores, cableado, cuentas, servicios en línea, asistencia técnica y decisiones sobre qué puede sustituirse. Si el acuerdo describe la obra como una sola pieza, muchas obligaciones quedan sin responsable.

Esta guía amplía el acuerdo de préstamo para una exposición y el préstamo de una colección privada a un museo. No los sustituye: se concentra en archivos, equipos, software y servicios.

Describir la obra antes de prestarla

Adjunta una ficha vigente que identifique:

título, artista, fecha, versión y número de inventario;
archivos y copias autorizadas;
componentes físicos y función de cada uno;
software, sistema operativo, bibliotecas y controladores;
conexiones, red, cuentas y servicios externos;
dimensiones, sonido, luz, duración y comportamiento esperado;
límites de sustitución y cambios que requieren autorización;
persona que instala, valida y mantiene la obra.

No basta con enumerar marcas y modelos. Distingue las propiedades significativas, como proporción, brillo, latencia, ritmo, tamaño, calidad sonora o relación espacial, de los equipos concretos usados para obtenerlas. La guía Ficha técnica, certificado y factura explica qué función cumple cada documento.

Qué se presta realmente

Separa al menos cuatro capas:

La obra y el ejemplar: qué estado o edición se presta.
La copia de exhibición: archivo o paquete autorizado para la muestra.
Los equipos: cuáles aporta el prestador y cuáles la sede.
La licencia temporal: usos necesarios para instalar, exhibir, documentar y desmontar.

El préstamo de un disco o un ordenador no concede por sí solo derechos para copiar, adaptar, mostrar en línea o reutilizar materiales. El acuerdo debe autorizar únicamente lo necesario para la exposición y fijar duración, territorio, soportes y usos de documentación.

Copia de exhibición y archivos que no se entregan

Entrega una copia preparada para sala, no necesariamente el proyecto editable ni el máster. La guía Conservar una obra digital explica cómo separar archivo fuente, máster, copia de exhibición y derivados. Identifica:

nombre, tamaño, formato y suma de verificación (hash);
medio de entrega y procedimiento de verificación;
número de copias técnicas permitidas;
ubicación de la copia de respaldo;
persona autorizada para producir otra copia;
fecha o evento tras el que deben borrarse.

No envíes contraseñas dentro de la misma carpeta. Si la obra necesita credenciales, usa un canal separado y crea accesos temporales cuando sea posible.

Equipos del prestador y equipos de la sede

Haz dos inventarios. Para los componentes prestados, registra marca, modelo, número de serie, accesorios, estado, embalaje y valor. Para los aportados por la sede, fija requisitos mínimos y alternativas aprobadas.

Componente	Quién lo aporta	Función	Sustitución permitida	Comprobación
Ordenador	prestador o sede	ejecución	solo con autorización o especificación	prueba completa
Pantalla	sede	imagen	dentro de rango aprobado	color, tamaño y brillo
Sensor	prestador	interacción	modelo o equivalente acordado	calibración
Router	sede	red local	sí, con requisitos	conectividad aislada
Copia de exhibición	prestador	contenido	regenerable desde el máster	suma de verificación

Cuando el aspecto histórico o escultórico del equipo forme parte de la obra, no lo trates como periférico sustituible.

Espacio, instalaciones y seguridad

Solicita a la sede información suficiente sobre:

dimensiones y accesos;
alimentación eléctrica y tierra;
carga estructural y anclajes;
ventilación y temperatura;
iluminación y contaminación acústica;
red, cortafuegos y puertos;
vigilancia, barreras y circulación del público;
personal técnico y horarios de intervención;
plan de emergencia y apagado.

Los recursos de Matters in Media Art para préstamos incluyen una plantilla de informe de instalaciones, con preguntas sobre personal, espacio y suministro eléctrico, y describen las instalaciones de medios como sistemas dinámicos que requieren mantenimiento. Son referencias institucionales, no contratos universales.

Instalación, calibración y aceptación

Las instrucciones deben permitir montar, iniciar, probar y apagar la obra. Indica:

orden de montaje;
esquemas y fotografías;
conexiones y configuración;
resolución, canales y niveles;
secuencia de arranque y apagado;
calibración de sensores;
pruebas que confirman el funcionamiento;
estado que debe fotografiarse antes de abrir.

Define quién puede interpretar las instrucciones y quién aprueba el resultado. Si interviene el artista o un técnico, fija viaje, honorarios, fechas, herramientas y asistencia remota.

No des por aceptada la instalación porque el programa se abra. Comprueba imagen, sonido, interacción, duración, sincronía, estabilidad y experiencia espacial.

Red, servicios y datos

Si la obra depende de internet, una API o un servidor, el acuerdo debe indicar:

servicio y cuenta utilizados;
responsable del pago;
límites de tráfico o facturación;
disponibilidad esperada;
datos enviados y recibidos;
ubicación de proveedores;
alternativa ante caída;
procedimiento si cambia la API;
contactos de seguridad.

No conectes una obra antigua a una red abierta sin evaluación. Aísla cuando sea necesario. Si la obra recoge datos del público, no basta con mencionarlo en la ficha técnica: deben resolverse base jurídica, información, encargados, transferencias y conservación. La guía sobre obras que recogen datos del público desarrolla esas cuestiones.

Informe de estado técnico

El informe de estado no se limita a golpes y arañazos. Registra antes de la salida, al recibir, después de instalar y antes de devolver:

integridad de archivos y sumas de verificación;
arranque y apagado;
resultado audiovisual;
sensores, botones y periféricos;
estado y horas de uso de equipos;
almacenamiento, ventilación y cableado;
errores, registros y cambios de configuración;
fotografías de componentes y montaje;
desviaciones respecto de las instrucciones.

La guía de Matters in Media Art sobre préstamos incluye orientación para comprobar el estado físico y el funcionamiento de los formatos de exhibición y de los equipos. Electronic Arts Intermix recoge, además, anexos específicos para discos, cinta de vídeo, equipos y discos duros. Combínalos con la guía sobre cómo leer un informe de estado, pero adapta el informe a la obra concreta.

Mantenimiento durante la exposición

Pacta una rutina:

encendido, comprobación y apagado;
limpieza y ventilación;
revisión de almacenamiento y espacio libre;
reinicios autorizados;
supervisión de red y servicios;
sustitución preventiva de consumibles;
registro diario o semanal de incidencias;
contacto y tiempo de respuesta.

Indica qué acciones puede realizar la sede sin autorización. Un reinicio, una actualización automática o un cambio de resolución pueden alterar la presentación o dañar el entorno conservado.

Averías, sustituciones e incidentes

Define una escala de decisión:

medidas inmediatas de seguridad;
detener o aislar el componente;
documentar el fallo;
avisar a las personas responsables;
aplicar solo soluciones previamente autorizadas;
validar de nuevo la obra.

No reinstales, actualices, migres ni sustituyas componentes por intuición. Registra archivo, versión, equipo anterior y nuevo, fecha, motivo, responsable y aprobación.

Si hay daño, conserva registros, equipos y embalajes y sigue la guía Qué hacer si una obra sufre un daño.

Seguro y garantía del Estado

Comprueba que la póliza describa correctamente archivos, equipos, transporte, instalación, avería, daño eléctrico, robo, pérdida y gastos de recuperación. La guía Cómo asegurar una obra de arte explica coberturas y exclusiones. No supongas que una póliza convencional cubre pérdida de datos, fallo de software o fallo de un servicio externo.

El Real Decreto 1680/1991 desarrolla la disposición adicional novena de la Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español. Permite que el Estado se comprometa a indemnizar por la destrucción, pérdida, sustracción o daño de obras de relevante interés artístico, histórico, paleontológico, arqueológico, etnográfico, científico o técnico cedidas, temporal o definitivamente, a museos, bibliotecas o archivos para su contemplación pública. La solicitan ante el Ministerio de Cultura el museo, la biblioteca o el archivo cesionario, de titularidad pública o privada, con la conformidad del cedente. Debe describir las obras y justificar su relevante interés, indicar su valor y los procedimientos de informe de estado antes de la entrega y en la devolución, y detallar las medidas de embalaje, transporte y seguridad y los seguros previstos para lo que la garantía no cubre. Se otorga mediante orden, caso por caso.

La norma no menciona las obras digitales ni las excluye expresamente. Tampoco se ha localizado una resolución pública que permita afirmar, como regla general, que alcance a los archivos, el software y los equipos de una obra digital. El artículo 5 excluye los daños debidos a vicio propio o cualidad intrínseca del bien, al simple transcurso del tiempo y a la acción u omisión deliberada del cedente. Si un fallo de equipo o de software, o la obsolescencia, encaja en esas exclusiones depende de cada caso. No presentes la garantía del Estado como automática ni como cobertura general del mantenimiento tecnológico.

Transporte y entrega

El transporte de equipos necesita inventario, embalaje, números de serie, copias de seguridad y límites ambientales. No transportes la única copia de los archivos junto al único equipo capaz de ejecutarlos.

Antes de cerrar cada bulto:

fotografía el contenido;
registra accesorios y cables;
etiqueta sin alterar componentes;
bloquea piezas móviles;
protege discos y soportes;
verifica que existe una copia separada;
acuerda quién recibe y firma.

Integra esta preparación con cómo enviar o transportar una obra.

Desmontaje, borrado y devolución

El acuerdo debe indicar:

quién desmonta y supervisa;
qué informe se firma;
qué configuraciones se conservan;
qué archivos se devuelven;
qué copias deben borrarse;
cómo se acredita el borrado;
qué ocurre con registros, fotografías y documentación;
cómo se revocan accesos y credenciales;
qué equipos retornan y cuáles quedan en la sede.

No pidas borrar la documentación necesaria para acreditar la exposición o el estado. Separa archivos de la obra, copias técnicas, datos personales, registros de mantenimiento y documentación institucional.

Lista de comprobación

Obra, versión, edición y componentes están identificados.
La copia de exhibición tiene suma de verificación.
Los archivos que no se entregan están delimitados.
Equipos propios y de la sede figuran por separado.
Espacio, energía, red y seguridad están aprobados.
Existen instrucciones y pruebas de aceptación.
El acuerdo autoriza los usos necesarios y no otros.
El informe de estado incluye funcionamiento e integridad digital.
Hay responsables y tiempos de respuesta para averías.
Sustituciones y actualizaciones requieren autorización definida.
Seguro o garantía se han confirmado por escrito.
Desmontaje, revocación de accesos, borrado y devolución están pactados.

Para seguir

Fuentes

Matters in Media Art, Lending Media Art. Proceso, presupuesto, acuerdo, informe de instalaciones, documentación de instalación e informe de estado para préstamos; fecha de página: no localizada.
MoMA, Matters in Media Art. Contexto institucional del proyecto: consorcio de New Art Trust, MoMA, SFMOMA y Tate, creado en 2003.
Electronic Arts Intermix, Agreements & Contracts. Recursos para préstamo e instalación; la página solo indica «© 2006-2013».
Real Decreto 1680/1991, garantía del Estado para obras de interés cultural. Arts. 1, 2, 3, 5 y 6.

Estado: Verificada. Revisión: 11 de octubre de 2026. Esta guía no sustituye la revisión jurídica, técnica o aseguradora de un préstamo concreto. Si encuentras un cambio, un enlace roto o un error, escríbeme.