Una colección híbrida no cabe bien en una fila por obra. Una instalación puede reunir objeto, ordenador, archivos, software, cuentas y documentación; cada parte tiene ubicación, estado y derechos distintos. El inventario debe describir la unidad de la obra y permitir localizar sus componentes.
Inventario no es catálogo razonado
El inventario proporciona la información mínima necesaria para responder por los bienes bajo custodia. La investigación histórica y la descripción extensa pueden crecer después. Empieza por identidad, titularidad, ubicación, componentes, estado y acceso.
Collections Trust publica Spectrum, un estándar de gestión de colecciones. Su procedimiento de inventario sirve para comprobar que se dispone de la información básica para responder por los objetos bajo custodia.
Define la unidad de registro
Decide qué representa el registro principal:
- obra conceptual;
- ejemplar;
- edición;
- instalación;
- conjunto;
- componente;
- copia de exhibición;
- versión.
Una obra no debe confundirse con cada archivo que la integra. Usa relaciones jerárquicas: obra principal, ejemplar y componentes físicos o digitales.
Asigna identificadores
Cada entidad que necesite seguimiento debe tener un identificador estable. Evita usar como identificador único el título, un nombre de archivo o una URL.
Los componentes pueden derivar del identificador principal, por ejemplo COL-0042-C03. Las copias digitales pueden añadir función y versión sin perder la relación con la obra.
Registra procedencia y situación jurídica
Anota autoría, título, fecha, adquisición, vendedor o donante, contrato, factura, certificado, edición y número. Separa:
- propiedad del soporte;
- derechos de explotación;
- licencias de software;
- credenciales de servicios;
- restricciones de acceso;
- datos personales.
Poseer el equipo o el ejemplar no concede automáticamente derechos para modificar o reproducir la obra.
Describe componentes físicos
Para cada componente registra:
- denominación y función;
- fabricante, modelo y serie;
- medidas y materiales;
- marcas o inscripciones;
- estado;
- ubicación;
- relación con la obra;
- condición: constitutivo, sustituible, consumible o accesorio.
No trates todos los equipos como intercambiables sin documentación artística.
Describe componentes digitales
Registra archivo, formato, tamaño, versión, fecha, suma de verificación, soporte de almacenamiento y ubicación lógica. Distingue:
- maestro;
- copia de preservación;
- copia de exhibición;
- derivado;
- documentación;
- copia de seguridad.
Incluye repositorios, bases de datos, contenedores, máquinas virtuales y configuraciones cuando formen parte del funcionamiento. La guía Conservar código creativo trata la preparación del entorno.
Software, cuentas y dependencias
Documenta sistema operativo, bibliotecas, plugins, firmware, API, dominios, certificados, cuentas y servicios externos. No almacenes contraseñas en el registro público. Indica el procedimiento de acceso y la ubicación reservada de secretos.
Anota licenciatario, licencia, renovación y posibilidad de transferencia. Una copia técnica sin licencia suficiente puede no ser utilizable.
Ubicación física y lógica
Una obra híbrida puede estar simultáneamente:
- en una sala;
- en un almacén;
- en préstamo;
- en un servidor;
- en un repositorio;
- en una copia externa;
- en una cuenta de tercero.
Registra movimientos con fecha, origen, destino, responsable y motivo. No sobrescribas la ubicación anterior sin historial.
Estado y funcionamiento
El estado no se limita a daños visibles. Registra también:
- arranque;
- estabilidad;
- imagen y sonido;
- interacción;
- red;
- cuentas;
- compatibilidad;
- obsolescencia;
- diferencias respecto de la versión de referencia.
Conserva capturas y vídeo de funcionamiento. Para elegir entre migración, emulación o reinterpretación, consulta la guía sobre obsolescencia.
DOMUS y CER.es
DOMUS es el programa de documentación museográfica vinculado a la Normalización Documental de Museos del Ministerio de Cultura. El Ministerio distribuye gratuitamente licencias mediante convenios con las entidades interesadas, que deben dirigirse a la Subdirección General de Museos Estatales.
CER.es es un catálogo colectivo en línea que reúne información e imágenes de bienes culturales de los museos e instituciones de la Red Digital de Colecciones de Museos de España. Es un catálogo de difusión, no un sistema interno de inventario.
Control de acceso
Clasifica los campos como públicos, internos o reservados. Mantén fuera de las publicaciones:
- contraseñas;
- claves privadas;
- datos personales innecesarios;
- vulnerabilidades;
- ubicaciones sensibles;
- valoraciones confidenciales.
La difusión del catálogo no debe exponer la infraestructura de la obra.
Auditoría
Comprueba periódicamente una muestra o la colección completa:
- existencia;
- ubicación;
- coincidencia con el registro;
- accesibilidad de archivos;
- verificación de sumas;
- vigencia de licencias;
- estado físico;
- funcionamiento;
- copias.
Registra la auditoría y las incidencias. No corrijas silenciosamente el historial.
Lista mínima de campos
- identificador;
- título y autoría;
- fecha y versión;
- procedencia;
- titularidad y derechos;
- edición o ejemplar;
- componentes y relaciones;
- ubicación física y lógica;
- archivos y sumas;
- software y dependencias;
- estado y funcionamiento;
- movimientos;
- restricciones de acceso;
- documentación asociada;
- fecha y responsable de revisión.
Para seguir
- Conservar una obra digital.
- Cómo preparar código creativo para que vuelva a ejecutarse.
- Obsolescencia: migrar, emular o reinterpretar una obra.
Fuentes
- Collections Trust, Spectrum: Inventory.
- Ministerio de Cultura, Gestión de colecciones: DOMUS y CER.es.
- Ministerio de Cultura, Red Digital de Colecciones de Museos de España.
Estado: Verificada. Revisión: 12 de octubre de 2026. Adapta el inventario al tamaño de la colección y a la responsabilidad real de la entidad. Si encuentras un error, escríbeme.