Revisada a 27 de septiembre de 2026. Si algún dato ha cambiado, avísame y la actualizo con la fecha del cambio.
La ficha maestra es el registro del que parten los demás documentos: la ficha técnica de una exposición, el certificado de autenticidad, la descripción de una factura, la entrada del dossier y, con el tiempo, la del catálogo razonado. Si está bien mantenida, todos repiten los mismos datos. Si no existe, cada documento se reconstruye de memoria y aparecen discrepancias.
Esta plantilla propone campos esenciales y explica para qué sirven. Es un documento interno, no se entrega tal cual y no tiene efectos contractuales. Puede gestionarse en una hoja de cálculo, una base de datos o un sistema de colecciones. Lo importante es que cada obra tenga un identificador estable, una sola ficha maestra y un historial de cambios.
Descargas
- Ficha maestra de obra, libro completo en formato ODS
- Ficha maestra, CSV
- Datos reservados, CSV
- Depósito en galería, CSV
El archivo ODS es la versión principal. Reúne cuatro hojas:
- Ficha maestra, con una fila por obra.
- Datos reservados, para propietario, ubicación, precio, factura, intermediario y valor de seguro.
- Depósito en galería, para registrar entregas, devoluciones o ventas.
- Leyenda, con los formatos y campos calculados.
El ODS incorpora validaciones, filtros, cabeceras fijas y una fila de ejemplo. En «Depósito en galería», el título se obtiene de la ficha maestra mediante el número de inventario. Los CSV permiten abrir o importar por separado las tres hojas de datos; utilizan UTF-8 con BOM y punto y coma como separador.
La hoja «Datos reservados» contiene información personal, económica y de localización. No debe publicarse ni compartirse con la ficha general. La hoja «Depósito en galería» es un registro de entrega: no sustituye el contrato ni regula por sí sola la custodia, la responsabilidad, el seguro, la comisión, los descuentos, el pago o la devolución.
Identificación
Número de inventario
Qué poner. Un código único que nunca se reutilice, aunque la obra se destruya, se pierda o salga de la colección del artista.
Por qué importa. Vincula la obra con fotografías, facturas, contratos, certificados, préstamos y publicaciones. El título no sirve como identificador estable porque puede repetirse o cambiar.
Aviso. El código debe acompañar físicamente a la obra, pero no se escribe directamente sobre cualquier material. El método de etiquetado o marcado debe ser seguro, localizable y reversible cuando sea posible. Si existe duda, consulta a conservación. En obras con componentes separables, registra cada parte.
Título
Qué poner. El título vigente y los títulos anteriores conocidos.
Por qué importa. Una obra retitulada puede aparecer con otro nombre en exposiciones, facturas o publicaciones antiguas.
Fecha
Qué poner. Año de terminación y, si el proceso fue prolongado, año de inicio. Utiliza una fecha aproximada cuando la exacta no esté documentada, por ejemplo, «hacia 2019» o «2019-2020».
Aviso. No conviertas una estimación en una fecha exacta solo para completar el campo.
Serie o proyecto
Qué poner. El conjunto al que pertenece la obra y su posición dentro de él, si resulta relevante.
Descripción material
Técnica, materiales y soporte
Qué poner. Una descripción concreta, por ejemplo, «óleo sobre lienzo» o «impresión de pigmentos sobre papel de algodón».
Por qué importa. Afecta a la identificación, conservación, transporte y montaje.
Medidas
Qué poner. Alto por ancho por fondo, en centímetros, sin marco. Añade por separado las medidas con marco cuando sean útiles.
Aviso. Indica siempre el orden y la unidad. En instalaciones variables, registra las dimensiones mínimas, máximas o recomendadas y adjunta el plano. La plantilla utiliza tres columnas numéricas, en este orden: alto, ancho y fondo.
Peso
Qué poner. El peso total y, si procede, el de cada componente o embalaje.
Por qué importa. Puede condicionar transporte, anclajes, manipulación y seguridad.
Edición
Qué poner. Número del ejemplar, tirada total y pruebas de artista cuando el tipo de obra sea «Edición».
Aviso. Los ejemplares comparten edición, pero deben tener identificadores propios. No amplíes una tirada ya comunicada o vendida sin valorar las consecuencias contractuales y comerciales.
Firma, inscripciones y marcas
Qué poner. Ubicación y transcripción de firmas, fechas, dedicatorias, sellos, etiquetas y otras marcas. Documenta también sus fotografías.
Imagen y archivos
Fotografías de identificación
Qué poner. Los nombres de los archivos correspondientes al anverso, reverso, firma y otras vistas o detalles. Mantén una convención estable que comience por el número de inventario.
Por qué importa. El reverso, las etiquetas y los detalles suelen ser decisivos para identificar una pieza años después.
Archivos digitales
Qué poner. Nombre, formato, versión y ubicación de los archivos de la obra.
Aviso. Distingue archivo maestro, copia de exhibición, documentación y programa necesario para ejecutar la obra. Si necesitas registrar tamaño, duración, suma de comprobación o dependencias técnicas, incorpóralos en el campo o en un documento vinculado.
Proceso y autoría
Proceso
Qué poner. Referencias a bocetos, estudios, versiones y archivos de trabajo.
Si utilizaste herramientas de inteligencia artificial, selecciona «Sí» en el campo correspondiente y describe aparte qué hizo el artista: materiales aportados, selección, edición, composición, transformación o intervención material. No presentes el mero uso de una herramienta como prueba automática de autoría.
Instrucciones de montaje y variabilidad
La hoja descargable no reserva una columna independiente para instrucciones extensas. Registra una referencia breve en «Proceso» o «Notas» y conserva el documento completo vinculado mediante el número de inventario.
En una instalación o una obra variable, las instrucciones pueden formar parte de lo que permite reconocer la obra a través de sus distintas realizaciones.
Historia
Exposiciones y publicaciones
Qué poner. Institución, sede, título, comisariado y fechas de cada exposición; y datos suficientes para localizar libros, catálogos, artículos, webs o materiales audiovisuales.
Transmisiones, depósitos y ubicación
La situación general se registra en «Situación actual». Los datos personales, la ubicación, el precio, la factura, el intermediario y el valor de seguro pertenecen a «Datos reservados». Las entregas a galerías se registran además en «Depósito en galería».
Aviso. Distingue propiedad, posesión y ubicación. No publiques información privada del comprador o depositario.
Estado y conservación
Qué poner. Estado actual, daños, restauraciones y fecha de cada intervención. Si necesitas un informe detallado, conserva el archivo vinculado mediante el número de inventario.
Derechos y condiciones
La hoja descargable no pretende sustituir un registro jurídico completo. Utiliza «Notas» para remitir a contratos, cesiones, licencias, restricciones de reproducción, autorías fotográficas y créditos acordados. Conserva los documentos completos por separado y relaciónalos mediante un nombre o referencia estable.
Aviso. La venta del soporte no transmite por sí sola los derechos de explotación.
Datos reservados
La ficha completa puede contener datos personales, comerciales y de seguridad. El recurso los separa expresamente de la ficha maestra.
Propietario, consentimiento y ubicación
La hoja «Datos reservados» permite anotar propietario actual, consentimiento para registrar sus datos, fecha y ubicación. El consentimiento no es la única base jurídica posible para tratar datos personales y marcar «Sí» no sustituye el análisis correspondiente. El campo sirve para documentar si se recabó ese consentimiento, no para afirmar que siempre sea necesario o suficiente.
Restringe el acceso y evita difundir domicilios o ubicaciones sensibles.
Precio, factura y valor de seguro
Registra por separado precio de venta, fecha, número de factura, intermediario y valor de seguro. Son datos internos y pueden cambiar por motivos diferentes.
Control y mantenimiento
- Elimina las filas de ejemplo antes de introducir datos reales.
- No reutilices números de inventario.
- Actualiza la ficha tras cada exposición, depósito, préstamo, venta, intervención o traslado.
- Conserva fuera de la hoja los contratos y documentos completos, vinculados por el número de inventario.
- Mantén copias separadas y verifica que pueden abrirse.
- Exporta periódicamente las hojas de datos a CSV.
- Define quién custodiará y podrá actualizar el archivo si tú no puedes hacerlo.
Campos incluidos en la versión descargable
La hoja «Ficha maestra» incluye:
- número de inventario;
- título y títulos anteriores;
- año de realización y año de inicio;
- indicación de fecha aproximada;
- serie o proyecto;
- técnica y soporte;
- alto, ancho y fondo en centímetros;
- medidas con marco;
- peso;
- tipo de obra;
- número de ejemplar, tirada total y pruebas de artista;
- firma, inscripciones y marcas;
- archivos de imagen;
- archivos digitales;
- proceso;
- uso de herramientas de IA y descripción de la intervención del artista;
- exposiciones y publicaciones;
- estado de conservación y restauraciones;
- situación actual;
- número de certificado;
- última actualización;
- notas.
Sobre la conversación abierta
Esta plantilla parte de la práctica de archivo y registro de colecciones. Es un punto de partida, no un estándar cerrado. Si trabajas en registro, conservación o archivos de artista y adviertes un campo necesario o una formulación que deba corregirse, la plantilla sigue abierta.