Un encargo claro no decide de antemano el aspecto del proyecto. Define el problema, las piezas, quién aporta los materiales, cuántas decisiones caben en el presupuesto y qué usos se autorizarán después.
Define la necesidad
Explica el proyecto, el público, el contexto, el tono, los soportes, los idiomas, el calendario y el objetivo. Separa identidad, sistema gráfico, pieza original y adaptaciones. Facilita referencias por lo que enseñan, no para pedir una copia.
Inventario de piezas
Enumera cada entrega con tamaño, orientación, canal, idioma, cantidad y responsable de producción. «Redes sociales» o «material de sala» no son entregables medibles. Para cada pieza, anota:
- formato y medidas;
- versiones;
- fecha;
- archivo final.
Este inventario es una propuesta operativa de la guía.
Materiales del cliente
Entrega textos aprobados, imágenes, créditos, logotipos, fichas, permisos, especificaciones y contactos. Declara quién corrige los contenidos y quién responde por los derechos. Un retraso en los materiales debe desplazar el calendario según lo pactado.
Propuestas, rondas y cambios
Fija el número de direcciones iniciales, las rondas incluidas, el modo de enviar comentarios y la persona que consolida las decisiones. Distingue la corrección de un error, la revisión dentro del alcance y el cambio de encargo. Acuerda una tarifa o un presupuesto adicional antes de ampliar.
Calendario y aprobaciones
Usa hitos: briefing, primeras propuestas, elección, desarrollo, revisión, arte final y entrega. Define el plazo de respuesta del cliente y qué significa aprobar. No envíes nada a imprenta sin aprobación escrita del contenido y del archivo.
Presupuesto y pago
Separa honorarios creativos, adaptaciones, coordinación, reuniones extraordinarias, producción, licencias, tipografías, imágenes, pruebas y mensajería. Indica anticipo, hitos de pago, validez de la oferta, cancelación y gastos autorizables. Para organizar los costes de un proyecto expositivo, consulta Cómo presupuestar una exposición pequeña.
La Ley 3/2004, de medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales, se aplica a las operaciones entre empresas, entendidas como cualquier persona que actúe en una actividad económica o profesional independiente. Salvo pacto, el pago se debe a los 30 días naturales de recibir los bienes o servicios, y las partes no pueden pactar más de 60 días. Si el deudor incurre en mora, el acreedor tiene derecho a una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro, además de los gastos acreditados que la excedan (artículo 8). Esa norma excluye las operaciones con consumidores. Escribe en el contrato el plazo que se acuerde.
Derechos de autor y cesión
El encargo y el pago no equivalen por sí solos a una cesión ilimitada. La Ley de Propiedad Intelectual (LPI) atribuye al autor el ejercicio exclusivo de los derechos de explotación, entre ellos la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación (artículos 17, 20 y 21). Para que otra persona los ejerza hace falta una cesión, con estas reglas:
- Alcance. La cesión se limita a los derechos, modalidades, tiempo y territorio que se pacten expresamente. Si no se indica el tiempo, se limita a cinco años; si no se indica el territorio, al país donde se realiza la cesión; y las modalidades no especificadas se limitan a las que se deduzcan necesariamente del contrato (artículo 43).
- Futuro. Es nula la cesión de todas las obras que el autor pueda crear en el futuro. La cesión tampoco alcanza a modalidades de explotación que no existieran o no se conocieran al hacerla (artículo 43).
- Forma. Toda cesión debe formalizarse por escrito (artículo 45).
- Exclusividad. Debe otorgarse expresamente (artículo 48).
- Remuneración. La regla general es una participación proporcional en los ingresos, pero la ley admite una cantidad a tanto alzado en determinados supuestos (artículo 46). Si el tanto alzado es manifiestamente desproporcionado respecto de los ingresos posteriores, el autor puede pedir una revisión (artículo 47).
El artículo 51 regula las obras creadas en el marco de una relación laboral. No debe aplicarse automáticamente a un encargo a un profesional independiente. En la LPI no se ha localizado un régimen general equivalente para toda obra encargada a una persona autónoma, así que lo que no se pacte se resuelve con las reglas generales anteriores.
Identifica reproducción, distribución, comunicación pública y transformación. Pacta soportes, campañas, idiomas, territorio, duración, versiones y si terceros pueden adaptar. Una cesión más amplia puede afectar al precio. Para el encargo de una obra artística, consulta Cómo encargar una obra: contrato, pagos, derechos y entrega.
Crédito y derecho moral
El artículo 14 de la LPI reconoce al autor derechos morales irrenunciables e inalienables. Entre ellos están el de exigir el reconocimiento de su condición de autor (14.3) y el de exigir el respeto a la integridad de la obra y oponerse a deformaciones, modificaciones o alteraciones que perjudiquen sus legítimos intereses o su reputación (14.4).
La LPI no fija cómo, dónde ni con qué tamaño debe aparecer el crédito en cada pieza. Pacta esas condiciones según el soporte y el uso, y acuerda quién puede modificar el diseño y con qué límites.
Elementos de terceros
Fuentes, fotografías, ilustraciones, plantillas y software mantienen licencias propias. Decide quién compra cada licencia, a nombre de quién, para qué uso y quién conserva los justificantes. Cuando el diseño incorpore obras de otras personas, consulta Cómo autorizar la reproducción de una obra.
Archivos finales y editables
Enumera los PDF de imprenta, los archivos web, las imágenes, las versiones accesibles, el manual y el paquete fuente. Entregar el resultado final no implica necesariamente entregar editables, fuentes tipográficas ni recursos sublicenciables. Pacta formatos, organización, compatibilidad y asistencia posterior. No se ha localizado una norma que obligue a entregar los archivos editables ni que defina qué son los «archivos abiertos».
Cancelación
Fija qué se paga según la fase, qué materiales pueden usarse, cómo se devuelve la información y qué conserva cada parte. El artículo 1594 del Código Civil regula el desistimiento del dueño en el contrato de obra, con indemnización al contratista. Que ese artículo se aplique a un encargo de diseño depende de cómo se califique el contrato y de sus circunstancias, y no debe presentarse como regla automática de cancelación de cualquier servicio creativo. Por eso conviene pactar la cancelación por escrito.
Archivo y portfolio
Decide si la persona diseñadora podrá mostrar el trabajo en su portfolio, cuándo, qué piezas y con qué créditos, y si hay información confidencial que deba omitirse. No se ha localizado una regla general que autorice o prohíba esa publicación: lo que no se pacte debe evaluarse con las reglas de cesión anteriores. Autoriza o limita expresamente la inclusión tras la publicación del proyecto.
Lista de comprobación
- Necesidad, público y contexto están definidos.
- Cada pieza tiene formato, versiones y fecha.
- Materiales y permisos tienen responsable.
- Propuestas, rondas y cambios están delimitados.
- El calendario incluye plazos de respuesta.
- El presupuesto separa honorarios y gastos, y fija el plazo de pago.
- La cesión identifica derechos, modalidades, plazo, territorio y exclusividad, por escrito.
- Crédito e integridad están regulados.
- Las licencias de terceros están asignadas.
- Finales y editables no se confunden.
- Cancelación, portfolio y archivo están previstos.
Para seguir
- Cómo encargar una obra: contrato, pagos, derechos y entrega.
- Cómo autorizar la reproducción de una obra.
- Cómo presupuestar una exposición pequeña.
Fuentes
- BOE, Real Decreto Legislativo 1/1996, Ley de Propiedad Intelectual (texto consolidado). Última modificación indicada: 30 de marzo de 2022. Artículos 14, 17, 20, 21, 43 a 48 y 51.
- BOE, Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad (texto consolidado). Última actualización indicada: 1 de octubre de 2014.
- BOE, Código Civil (texto consolidado). Artículo 1594. Última actualización indicada: 3 de enero de 2025.
Estado: Verificada. Revisión: 11 de octubre de 2026. Información general; el contrato concreto puede requerir revisión jurídica. Si encuentras un error, escríbeme.