Un archivo editable permite modificar un resultado, pero no explica quién puede hacerlo ni con qué finalidad. La entrega material, la cesión de derechos, la licencia de software y la autorización para transformar son decisiones distintas. Deben quedar escritas.
Define qué significa «editable»
No existe un formato editable universal. Enumera exactamente qué se entrega:
- archivo de maquetación;
- capas de imagen;
- vectores;
- vídeo o audio por pistas;
- proyecto de código;
- plantilla;
- fuentes;
- recursos enlazados;
- plugins;
- documentación;
- exportaciones finales.
Indica aplicación, versión, sistema operativo y dependencias. Un archivo abierto sin recursos puede no ser reutilizable.
Separa archivo y derechos
La Ley de Propiedad Intelectual atribuye al autor los derechos de explotación. El artículo 21 considera transformación la traducción, adaptación y cualquier otra modificación en la forma de la que derive una obra diferente. Entregar una copia del editable no concede por sí solo todas las facultades de reproducción, comunicación o transformación.
La autorización debe identificar modalidades, finalidad, duración, territorio, exclusividad y posibilidad de sublicencia cuando corresponda. Para estructurarla, consulta Cómo autorizar la reproducción de una obra.
Delimita la integridad
El artículo 14.4 reconoce el derecho moral a exigir respeto a la integridad e impedir deformaciones, modificaciones, alteraciones o atentados que perjudiquen los intereses legítimos o la reputación del autor. No convierte cualquier cambio en infracción automática: el perjuicio y las circunstancias importan.
Además del marco legal, pacta qué cambios requieren consulta: proporción, color, texto, créditos, recorte, ritmo, código, interacción o contexto.
Define el uso autorizado
Especifica para qué se entrega el archivo:
- corregir errores;
- adaptar tamaños o idiomas;
- actualizar datos;
- producir nuevas tiradas;
- mantener una web;
- conservar o migrar;
- desarrollar nuevas versiones.
Una autorización para corregir una fecha no equivale a permitir una reinterpretación. Evita «para cualquier uso» si no es realmente lo acordado.
Revisa recursos de terceros
El editable puede contener fuentes, imágenes, plantillas, música, código o plugins que no se pueden transferir. Crea una lista con titular, licencia, licenciatario, uso y modo de sustitución.
Si el receptor necesita instalar una fuente, puede requerir licencia propia. Consulta Licencias tipográficas. No empaquetes recursos solo porque el programa lo permite.
Prepara una copia maestra
Conserva un estado aprobado, inmutable y fechado. Calcula sumas de verificación para los paquetes relevantes y guarda una exportación de referencia. La copia maestra permite distinguir el original entregado de las modificaciones posteriores.
No trabaje todo el equipo sobre el único archivo existente.
Controla versiones
Usa identificadores coherentes y un registro de cambios. Anota:
- versión;
- fecha;
- persona responsable;
- archivos afectados;
- cambio realizado;
- autorización;
- prueba;
- estado: borrador, aprobado, retirado o publicado.
Para código, utiliza control de versiones. Para documentos binarios, conserva instantáneas y evita nombres como final_final_2.
Define permisos y aprobaciones
Decide quién puede abrir, editar, aprobar, publicar y borrar. Separa acceso técnico y autoridad editorial. Un proveedor puede necesitar acceso al archivo sin facultad para alterar el contenido.
Toda modificación pública debe vincularse a una aprobación identificable. Define qué ocurre si la persona autorizante no responde.
Crédito y trazabilidad
Pacta cómo se acredita el original y cómo se identifica una adaptación. Si una modificación cambia sustancialmente el resultado, evita presentarla como si fuera exactamente la versión aprobada por la autoría inicial.
Conserva el historial sin sobrescribir certificados, fichas o créditos anteriores.
Entrega segura
Entrega un paquete con:
- índice;
- editable;
- recursos transferibles;
- exportación de referencia;
- instrucciones;
- licencias;
- sumas de verificación;
- registro de versión;
- persona de contacto.
Usa un canal con control de acceso y fecha de caducidad. Confirma la recepción y la apertura antes de eliminar transferencias temporales.
Recepción y prueba
Quien recibe debe comprobar:
- integridad del paquete;
- compatibilidad;
- recursos ausentes;
- vínculos rotos;
- fuentes sustituidas;
- diferencias frente a la referencia;
- capacidad de exportar el resultado esperado.
Documenta la aceptación y las limitaciones. Una recepción sin prueba no demuestra que el archivo sea reutilizable.
Archivo y final de la relación
El acuerdo debe decir cuánto tiempo conserva cada parte los editables, quién mantiene las licencias y qué apoyo posterior existe. No prometas almacenamiento indefinido.
La guía Cómo encargar diseño gráfico ofrece un marco para pactar entregables, revisiones, derechos y cancelación.
Lista de comprobación
- El editable está definido por formato y versión.
- La entrega material y la cesión de derechos están separadas.
- El uso y las transformaciones autorizadas constan.
- Los límites de integridad se han considerado.
- Los recursos de terceros están inventariados.
- Existe una copia maestra aprobada.
- Las versiones y cambios son trazables.
- Permisos y aprobaciones están asignados.
- El paquete se verificó al recibirlo.
- Conservación y cierre están pactados.
Para seguir
- Cómo encargar diseño gráfico para un proyecto artístico.
- Cómo autorizar la reproducción de una obra.
- Licencias tipográficas: qué puedes hacer con una fuente.
Fuentes
- BOE, Ley de Propiedad Intelectual, texto consolidado. Artículos 14.4, 17, 21 y 43 a 48.
Estado: Verificada. Revisión: 12 de octubre de 2026. Información general; la autorización concreta depende del contrato, las licencias y el uso. Si encuentras un error, escríbeme.