Revisada a 7 de noviembre de 2026. Si algún dato ha cambiado, avísame y la actualizaré.
Un museo, una fundación o una galería te pide una obra para una exposición. Sea tuya como artista o de tu colección, el préstamo se rige por lo que firméis, así que importa qué consta en el acuerdo, qué documentos acompañan a la obra y qué cambia cuando quien presta es un coleccionista particular.
Antes de aceptar
Pide la información básica: institución organizadora, sedes, fechas, comisariado, finalidad de la muestra y persona responsable del registro. Si la exposición viaja, el itinerario completo. Aclara quién pide la obra y quién firma: la institución organizadora, el espacio, la productora y quien contrata el transporte o el seguro no siempre coinciden, y el acuerdo debe identificar a quien asume cada obligación.
Muchas instituciones usan su propio contrato. Léelo entero y, si remite a condiciones generales, anexos, una póliza o un informe de instalaciones, pide esos documentos. Si prestas una obra ajena, o intervienen una galería o varios titulares, comprueba que tienes autorización para prestarla y para conceder los usos de imagen.
El acuerdo de préstamo
Debe identificar la obra con ficha y fotografía, la exposición, el lugar o lugares si itinera, las fechas de salida y de regreso, y el valor a efectos de seguro, que fija quien presta.
También quién paga y organiza el embalaje y el transporte, y con qué empresa; el seguro «clavo a clavo» o la garantía pública que lo sustituya, con certificado antes de la salida; las condiciones de exhibición: niveles de luz, humedad y temperatura, vitrina si hace falta, distancia al público; la presencia de un correo, persona que acompaña a la obra y supervisa su manipulación, cuando el valor o la fragilidad lo justifican; el crédito que aparecerá en cartela y catálogo, incluido el anonimato si lo prefieres; los derechos de imagen para catálogo, prensa y web, y su alcance; qué ocurre si la obra sufre un daño, y que no se restaure sin tu autorización escrita; y las condiciones de devolución, con plazo. Si la exposición se celebra fuera de España, también la ley aplicable y cómo se resolverán los conflictos, y en todo caso qué pasa si se cancela o cierra antes.
En el seguro, comprueba antes de la salida el periodo y los territorios cubiertos, el valor y la moneda, las exclusiones, franquicias y límites, quién cobra la indemnización, cómo se valora un daño parcial o la pérdida de valor y el plazo para comunicar un siniestro. Un certificado prueba que existe cobertura, no cuáles son sus límites. La guía sobre asegurar una obra explica la Garantía del Estado. Si la obra sufre un daño, documéntalo antes de intervenir y consulta qué hacer si una obra sufre un daño.
Fechas, prórrogas y devolución
El periodo de préstamo empieza antes y termina después que la exposición. Fija recogida, montaje, apertura, cierre, desmontaje y devolución. Toda prórroga, itinerancia o cambio de sede debería requerir tu autorización escrita y la ampliación previa del seguro. Prohíbe, si quieres conservar ese control, el desembalaje, el traslado a otra sala o el préstamo a terceros sin permiso, y evita que el contrato permita guardar la obra indefinidamente sin avisarte.
Reproducciones
Prestar el ejemplar no concede por sí solo los derechos de reproducción, distribución o comunicación pública, y quien presta no puede conceder derechos que no tiene. Si la institución quiere usar imágenes en catálogo, prensa, web, redes, material educativo o publicidad, el acuerdo debe precisar quién puede autorizarlo, qué imágenes, para qué, en qué soportes, territorio y duración, si es gratuito o remunerado, los créditos, las modificaciones permitidas y los usos excluidos. Una autorización para comunicar la exposición no incluye carteles a la venta, camisetas ni campañas futuras.
Los documentos que acompañan a la obra
Informe de instalaciones o facility report. Lo envía la institución que pide el préstamo: describe el edificio, la seguridad, el control ambiental, la iluminación y los procedimientos. Léelo antes de aceptar.
Informe de estado. Se hace a la salida, se revisa a la llegada, a la apertura del embalaje, y se repite a la devolución. Compáralos. La guía sobre cómo leer un informe de estado explica el vocabulario.
Certificado de seguro o documento de garantía.
Si prestas como coleccionista privado
Prestar a un museo da visibilidad y documentación a la obra: figurar en una exposición y en su catálogo suma historia y, a menudo, valor. A cambio, la obra viaja y se expone, lo que siempre tiene riesgos.
Puedes pedir anonimato: la cartela dirá «colección particular». Pide también una copia de las fotografías profesionales que se hagan de la obra.
Depósito o préstamo. Un préstamo temporal es para una exposición concreta. Un depósito deja la obra en el museo durante años para su colección permanente. Esta es mi lectura: el depósito ofrece conservación y visibilidad a cambio de perder el uso de la obra durante el plazo, y pide un contrato más detallado sobre conservación, seguro, restauración, retirada anticipada y gastos.
Fiscalidad. La cesión gratuita del uso de un bien a una entidad acogida a la Ley 49/2002 puede ser una modalidad de mecenazgo deducible si la entidad beneficiaria y la cesión cumplen la Ley 49/2002. La base de la deducción no es el valor de mercado de la obra, sino los gastos que soporta quien cede el uso durante la cesión, siempre que hubieran sido fiscalmente deducibles si la cesión fuera onerosa. Pregunta a la institución si está acogida y si emite certificado.
Si prestas como artista
Las mismas condiciones, más una: si la obra está a la venta, deja claro si el espacio puede informar de ello y con qué comisión, si la hay. Un préstamo no debería convertirse por silencio en un depósito comercial: establece quién negocia y qué pasa si la obra se vende durante la exposición. Y si la exposición te pide la obra a ti, sin pagar honorario, recuerda que estás cediendo un derecho de exposición; la guía sobre honorarios lo trata.
Lista antes de la salida
Contrato y anexos firmados por las partes correctas. Obra y propietario identificados. Informe de estado con fotografías fechadas. Valor, periodo y cobertura confirmados. Transporte, embalaje, instalación y devolución asignados. Condiciones ambientales y de seguridad aceptadas. Créditos y usos de imagen delimitados. Fechas, sedes, prórroga y cancelación reguladas. Gastos, honorarios y posibles ventas aclarados. Copia de todo en el expediente de la obra.
Obra digital y tecnológica
La obra con equipos, software o conexión necesita cláusulas propias sobre equipos, versiones, instalación y mantenimiento. Están en la guía específica sobre prestar obra digital y tecnológica.
Para seguir
Sobre la conversación abierta
Si trabajas en el registro de un museo o has prestado obra de tu colección, tu experiencia puede mejorar esta guía. Este cuaderno sigue abierto.
Fuentes
- Ley 49/2002, arts. 17 y 18, en la redacción del Real Decreto-ley 6/2023.
- Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, disposición adicional novena, y Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, sobre la Garantía del Estado.
- Real Decreto Legislativo 1/1996, texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
- Biblioteca Nacional de España, condiciones para el préstamo de obras a exposiciones.
- The Exhibitions Group, cláusulas orientativas sobre préstamo y reproducción.