Revisada a 27 de septiembre de 2026. Si algún dato ha cambiado, avísame y la actualizo con la fecha del cambio.
Cuando una obra se vende o sale del taller suelen acompañarla una ficha técnica, un certificado de autenticidad y, si existe una operación sujeta a facturación, una factura. No son tres versiones del mismo documento. Cada uno cumple una función y ninguno sustituye a los otros.
Esta guía distingue sus usos y propone un sistema coherente de identificación. No es asesoramiento jurídico ni fiscal.
La ficha técnica describe la obra
La ficha técnica registra los datos que permiten identificar la pieza: número de inventario, título, fecha, técnica, materiales, soporte, medidas y, cuando corresponda, duración, componentes, edición y número de ejemplar.
Se utiliza en exposiciones, préstamos, catálogos, solicitudes y archivos. Puede incluir instrucciones de montaje, conservación o reproducción si la obra lo necesita.
Lo que no demuestra. Una ficha no acredita por sí sola la autoría, la propiedad ni una transmisión. Su valor depende de la precisión de los datos, de su vínculo con la pieza y de la coherencia con el inventario y los demás documentos.
El certificado recoge una declaración de autenticidad
El certificado es el documento en el que el artista, sus derechohabientes o una persona o entidad con autoridad suficiente declara la autenticidad o atribución de una obra. En España no existe un formato legal general ni un registro público ordinario que convierta cualquier certificado en definitivo.
Para una obra contemporánea emitida por el propio artista conviene incluir:
- nombre del artista y datos de contacto profesional;
- número de inventario;
- título, fecha, técnica, materiales, soporte y medidas;
- fotografía suficiente para identificar la pieza;
- edición, número de ejemplar y tirada total, si procede;
- declaración precisa de autoría;
- lugar y fecha de emisión;
- firma y número de certificado.
Guarda una copia y registra a quién se entregó. En obra digital, instalativa o variable, añade los componentes, archivos, versiones e instrucciones que determinan qué constituye la obra.
Lo que no demuestra. No es una tasación, no garantiza un precio, no transmite la propiedad ni cede derechos de explotación. Su fuerza probatoria y comercial depende de quién lo emite, de qué afirma y de la documentación que lo respalda.
La factura documenta una operación
La factura es un documento fiscal. Identifica a quien expide y a quien recibe, la operación, la fecha, la contraprestación y los impuestos o menciones que correspondan. Su contenido obligatorio depende del tipo de factura y de la operación.
El Reglamento de facturación sigue siendo el aprobado por el Real Decreto 1619/2012, modificado en 2026, entre otras normas, por el Real Decreto 238/2026 sobre facturación electrónica entre empresarios y profesionales. Para saber qué formato y menciones exige una venta concreta, consulta la guía específica de facturación o a un profesional.
En la descripción conviene incluir título, año, técnica, medidas y número de inventario. Así puede relacionarse la operación sin dudas con la obra.
Lo que no demuestra. La factura prueba la operación que documenta, pero no convierte por sí sola una obra en auténtica. Tampoco transmite derechos de autor salvo que exista una cesión escrita que los identifique. La propiedad del soporte y los derechos de explotación son independientes.
Un identificador común
El error más frecuente es la discordancia entre documentos: un título distinto, medidas incompatibles o fechas diferentes. La solución es asignar un identificador único a cada obra y copiar los datos desde una ficha maestra.
La ficha maestra de obra: plantilla comentada explica el sistema y ofrece un libro completo en formato ODS, además de las exportaciones CSV de la ficha general, los datos reservados y el depósito en galería.
Utiliza la ficha maestra como fuente común. La ficha técnica, el certificado y la descripción de la factura deben repetir el mismo número de inventario, título, fecha, técnica y medidas. Cada documento añadirá después la información propia de su función.
El identificador debe acompañar a la pieza, pero no debe inscribirse directamente sobre cualquier material. En soportes delicados, consulta a conservación y utiliza etiquetas, embalajes y fotografías vinculadas al mismo código.
Qué entregar
- Exposición: ficha técnica y, si procede, instrucciones de montaje y crédito.
- Préstamo: ficha técnica, informe de estado, fotografías y condiciones de manipulación.
- Venta: factura cuando exista obligación de expedirla; certificado cuando se haya acordado o sea práctica adecuada; ficha o documento de identificación de la obra.
- Edición: además, número de ejemplar, tirada total, pruebas de artista si existen y reglas de sustitución o destrucción de matrices y archivos cuando sean relevantes.
No afirmes que la factura o el certificado son siempre obligatorios en toda entrega sin analizar la operación. La obligación fiscal depende de quién vende, a quién y en qué condiciones; el certificado responde normalmente a la práctica contractual y del mercado.
Sobre la conversación abierta
Esta guía distingue tres documentos que acompañan con frecuencia a una obra. El contenido de la factura procede de la normativa fiscal; la ficha y el certificado se apoyan principalmente en la práctica documental del sector. Si trabajas en una galería, archivo de artista, conservación o tasación y adviertes un punto que deba precisarse, la guía sigue abierta.