Una donación no comienza llevando la obra al museo. Comienza comprobando si encaja en su colección y enviando información suficiente. La institución puede rechazarla por falta de relación, duplicidad, costes, estado, derechos o capacidad de conservación. No existe derecho a aceptación ni exposición.
Elige la institución
Revisa misión, colección, ámbito territorial, cronológico y técnico, políticas de adquisición y contacto. No envíes la misma propuesta indiscriminadamente.
Contacto previo
El Ministerio indica que el particular debe contactar con el museo para que valore adecuación e interés. El Museo del Traje recomienda una consulta inicial con descripción e imágenes antes del procedimiento formal. No entregues la obra sin instrucciones y recibo.
Qué enviar
- carta breve;
- propietario y contacto;
- autoría, título, fecha, técnica y medidas;
- imágenes y estado;
- procedencia y autenticidad;
- ubicación;
- derechos, cargas y restricciones;
- motivo de la propuesta;
- necesidades de conservación e instalación.
En obra digital añade archivos, versiones, dependencias, cuentas y posibilidad de transferencia.
Titularidad y procedencia
Reúne facturas, contratos, herencias, certificados, publicaciones y movimientos. La posesión física no prueba por sí sola titularidad ni derechos de explotación. Declara dudas y lagunas.
Evaluación y aceptación
El museo valora pertinencia, calidad, autenticidad, procedencia, estado, espacio, costes, derechos y política de colección. En museos estatales, una valoración positiva abre la tramitación por el Ministerio; no equivale aún a aceptación.
Modalidades distintas
Distingue donación, venta, depósito, comodato, legado y dación. No llames donación a una entrega temporal o condicionada.
Condiciones
Los museos pueden rechazar condiciones que limiten conservación o disponibilidad. El Museo del Traje no acepta, por ejemplo, la obligación de exposición permanente. Para ciertos beneficios fiscales la donación debe ser irrevocable, pura y simple.
Propiedad y derechos
Transmitir el soporte no transmite automáticamente reproducción, distribución, comunicación pública o transformación. Si el donante es autor, formaliza los usos. Si no lo es, no puede ceder derechos ajenos.
Entrega
Si se acepta, formaliza documento, inventario, estado, embalaje, transporte, seguro, recepción y fecha. El Museo del Traje exige manifestación escrita y acta de entrega. Un recibo provisional no siempre es aceptación definitiva.
Obra tecnológica
Añade código, maestros, licencias, instrucciones, componentes, servicios y estrategia de obsolescencia. La aceptación del soporte no garantiza capacidad para mantener el sistema.
Fiscalidad
No toda donación genera deducción. Depende de donante, receptor, naturaleza del bien y requisitos. Verifica con asesoramiento profesional.
Si se rechaza
Conserva el expediente y evalúa otra institución, archivo, universidad o plan de legado. El rechazo no es una valoración absoluta de la obra.
Lista de comprobación
- Institución pertinente y contacto previo.
- Titularidad y procedencia documentadas.
- Estado, derechos y costes declarados.
- Modalidad jurídica correcta.
- Sin condiciones incompatibles.
- Aceptación, entrega y recepción diferenciadas.
- Fiscalidad verificada.